Teknologi berbasis digital kini sudah menyentuh hampir segala lini kehidupan, termasuk sektor industri. Belakangan ini, pemanfaatan teknologi digital juga telah merambah ke ranah absensi kehadiran karyawan atau yang biasa dikenal dengan absensi berbasis online. Aplikasi absensi online makin banyak digunakan karena keunggulan yang ditawarkan oleh aplikasi ini jika dibandingkan dengan absensi konvensional.
Untuk perusahaan yang mewajibkan karyawannya hadir di kantor untuk melakukan pekerjaannya, keberadaan absensi online mungkin tidak banyak berpengaruh. Namun, bagi perusahaan yang memberlakukan sistem kerja remote, pengaplikasian absensi konvensional atau manual mustahil untuk dilakukan. Terutama di masa pandemi Covid-19 ketika banyak perusahaan memberlakukan sistem kerja WFH (work from home).
Kelebihan Absensi Online Dibandingkan Konvensional
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, keberadaan absensi berbasis online memiliki banyak keunggulan dibandingkan absensi konvensional atau manual. Adanya tren bekerja dari rumah atau WFH (work from home) membuat keberadaan absensi online ini sangat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan.
Namun, perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk tetap hadir di kantor juga akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi online karena adanya fitur yang akan membantu efisiensi tim HR dalam mengelola kinerja karyawan, salah satunya dalam hal perizinan. Ada banyak kelebihan absensi online dibandingkan konvensional yang akan dibahas secara lengkap dalam poin-poin berikut.
1. Efisiensi Biaya dan Waktu
Absensi konvensional seperti penggunaan fingerprint untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan mungkin bisa diaplikasikan pada perusahaan dengan jumlah cabang yang sedikit. Namun, jika instansi atau perusahaan tersebut memiliki banyak anak cabang atau sifatnya franchise, maka absensi konvensional dengan menggunakan mesin fingerprint akan memakan banyak biaya.
Selain memakan biaya, absensi konvensional dengan menggunakan fingerprint ini cenderung tidak efisien secara waktu karena terkadang karyawan perlu mengantri. Ini akan sangat merepotkan jika perusahaan yang menggunakan mesin fingerprint juga menerapkan kebijakan pemotongan gaji jika karyawan terlambat.
Dibandingan dengan cara konvensional itu, penggunaan aplikasi absensi online jauh lebih menghemat waktu serta biaya. Harga mesin fingerprint jelas jauh lebih mahal daripada harga aktivasi aplikasi absensi berbasis online yang biasanya bisa disesuaikan dengan jumlah karyawan. Kerjoo, sebagai salah satu aplikasi absensi online terpercaya di Indonesia, menyediakan empat paket aktivasi aplikasi absensi online dengan harga yang berbeda-beda, tetapi fitur yang sama.
2. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Seperti yang telah disebutkan pada poin sebelumnya, aplikasi absensi online lebih menghemat waktu dibandingkan absensi konvensional dengan menggunakan mesin fingerprint. Efisiensi waktu membuat karyawan dapat melakukan lebih banyak pekerjaan.
Dalam hal ini, efisiensi waktu memengaruhi produktivitas. Produktivitas karyawan juga bisa didongkrak menjadi lebih maksimal karena aplikasi absensi online menyediakan fitur pengelolaan kinerja seperti rencana distribusi pekerjaan karyawan dan pengawasan efektivitas kerja.
3. Meminimalisir Kecurangan
Absensi konvensional dengan menggunakan mesin fingerprint juga tetap berpotensi mengalami kecurangan karena mesin fingerprint hanya mencatat jam masuk dan jam pulang dari karyawan tanpa memperhatikan posisi karyawan di luar jam-jam tersebut. Bukan tidak mungkin karyawan tidak berada di dalam kantor atau tidak menjalankan tugasnya dengan maksimal di antara jam-jam tersebut.
Sementara itu, aplikasi absensi online menjamin validitas data jam masuk dan jam pulang karyawan sekaligus melacak posisi karyawan saat masih berada di jam kerja. Hal itu memungkinkan karena aplikasi absensi berbasis online juga dilengkapi dengan GPS (Global Positioning System) dan biometrik untuk mengenali wajah sehingga dapat memverifikasi kehadiran karyawan di mana pun ia berada. Beberapa aplikasi absensi online seperti Kerjoo bahkan dilengkapi pendeteksi yang mencegah karyawan untuk menggunakan aplikasi pemalsuan lokasi.
4. Lebih Personal dan Higienis
Absensi kovensional atau manual dengan menggunakan mesin fingerprint sering menjadi hal yang meresahkan bagi beberapa orang, terutama yang mengutamakan kehigienisan. Berdesak-desakan saat mengantri absen seringkali tidak bisa dihindari. Apalagi di perusahaan yang menerapkan kebijakan potongan gaji pada karyawan yang hadir terlambat.
Oleh karena itu, aplikasi absensi online yang diinstalasi pada ponsel masing-masing karyawan dinilai lebih personal dan higienis. Hal ini menjadi poin yang cukup urgen untuk diwujudkan di masa-masa pandemi Covid-19 ini.
5. Analisa Data yang Lebih Mudah
Jika Anda adalah pemimpin perusahaan atau manajer dari sebuah divisi, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa data kehadiran karyawan melalu database absensi konvensional. Hal ini dikarenakan hanya orang-orang HRD saja yang biasanya memiliki akses langsung ke dalam sistem database absensi konvensional. Sementara itu, dengan menggunakan aplikasi absensi berbasis online, Anda bisa menghemat waktu dan menyederhanakan birokrasi yang rumit berkat adanya informasi kehadiran karyawan yang bisa disaksikan secara real-time dengan hanya bermodal ponsel saja.
Tentang perizinan, seringkali HR kerepotan memantau karyawan yang izin kerja tapi tidak ada buktinya. Fitur izin di aplikasi absensi online Kerjoo memungkinkan karyawan dapat mengajukan izin secara langsung dari aplikasi. Cukup upload bukti berupa file foto atau softcopy agar bisa segera diketahui oleh HR.
